Pekerjaan yang berhubungan dengan lembar kerja umumnya berisi gerakan berulang, contohnya menyalin nilai, memindahkan kursor ke ujung tabel, atau membuka pengaturan format sel. Satu gerakan hanya memakan beberapa detik, tetapi jumlahnya bisa mencapai ratusan dalam sehari. Total waktunya menjadi tidak sedikit.
Di sisi lain, daftar shortcut Excel yang beredar sering memuat ratusan kombinasi tombol sekaligus. Menghafal seluruhnya justru membuat sebagian besar terlupakan dalam hitungan hari. Bahasan berikut menyoroti kombinasi yang benar-benar dipakai setiap hari beserta cara membiasakannya. Pendekatan ini lebih hemat tenaga dibanding mencoba menghafal seluruh daftar sekaligus.
Apa Itu Shortcut Excel?
Shortcut Excel adalah kombinasi tombol papan ketik yang menjalankan perintah tertentu tanpa perlu menelusuri menu. Fungsinya menggantikan rangkaian klik yang biasanya menempuh beberapa lapis menu sebelum sampai ke perintah yang dituju.
Perlu diluruskan, shortcut bukan berarti fitur tersembunyi yang hanya dipakai orang tingkat mahir. Setiap perintah yang dijalankan lewat kombinasi tombol juga tersedia di menu biasa, sehingga hasilnya sama persis. Contohnya, menempel nilai tanpa membawa rumus dapat dilakukan lewat menu paste special, dan kombinasi tombol hanya memangkas langkah menuju perintah tersebut.
Cara Memahami Manfaat Shortcut dengan Sederhana
Banyak orang menganggap menghafal kombinasi tombol merepotkan, padahal manfaatnya menyerupai memilih rute perjalanan harian. Rute utama memang selalu bisa dilewati dan tidak menuntut hafalan apa pun, tetapi waktunya lebih panjang karena melewati banyak persimpangan.
Rute pintas menuntut sedikit usaha di awal untuk mengenali jalannya, lalu memangkas waktu setiap hari setelahnya. Kombinasi tombol bekerja dengan perhitungan yang sama, karena beberapa hari pertama terasa lebih lambat sebelum akhirnya lebih cepat dari cara semula.
Konsep Dasar Menggunakan Shortcut Excel
Empat pokok berikut menjelaskan cara memilih dan membiasakannya.
1. Nilainya Ditentukan Frekuensi, Bukan Kerumitan
Kombinasi yang layak dihafal adalah yang perintahnya dipakai berkali-kali dalam sehari. Perintah rumit yang hanya dipakai sebulan sekali lebih baik dicari lewat menu. Menyusun daftar berdasarkan frekuensi pemakaian jauh lebih berguna dibanding menyalin daftar panjang. Daftar setiap orang pun berbeda karena bergantung pada jenis pekerjaannya.
2. Sebagian Besar Bekerja Berdasarkan Area Terpilih
Banyak perintah bekerja pada sel atau area yang sedang aktif, sehingga hasilnya bergantung pada apa yang sedang terpilih. Kekeliruan pemilihan area adalah penyebab paling sering dari hasil yang tidak sesuai harapan. Membiasakan pemeriksaan area terpilih mencegah perubahan yang tidak diinginkan. Contohnya, perintah menghapus baris akan bekerja pada seluruh baris yang sedang tersorot.
3. Beda Shortcut dan Access Key
Dua hal ini kerap dianggap sama. Shortcut menjalankan perintah lewat kombinasi tombol yang ditekan bersamaan, sedangkan access key menelusuri menu dengan menekan tombol Alt lalu mengikuti huruf yang muncul di layar. Cara kedua berguna untuk perintah yang tidak memiliki kombinasi khusus. Huruf penunjuknya muncul di layar sehingga tidak perlu dihafal lebih dulu.
4. Tidak Semua Kombinasi Sama di Setiap Versi
Beberapa kombinasi berbeda antara Excel di Windows dan di Mac, begitu pula pada versi bahasa yang berbeda. Kombinasi yang dibaca dari internet karena itu perlu dicoba lebih dulu. Mencatat kombinasi yang benar-benar berfungsi di perangkat sendiri lebih menghemat waktu. Pengaturan papan ketik juga bisa memengaruhi beberapa kombinasi tertentu.
Mengenal Kelompok Shortcut Berdasarkan Kegunaannya
Tiga kelompok berikut mencakup sebagian besar pekerjaan harian.
1. Perpindahan dan Pemilihan Data
Kelompok ini mencakup lompatan ke ujung tabel, pemilihan satu kolom penuh, dan perluasan area terpilih. Manfaatnya paling terasa pada tabel berisi ribuan baris. Contohnya, kombinasi Ctrl dengan tombol panah memindahkan kursor langsung ke batas data tanpa menggulirkan layar. Menambahkan tombol Shift pada kombinasi tersebut sekaligus memilih seluruh area yang dilewati.
2. Penyuntingan dan Penempelan Data
Kelompok ini menangani penyalinan, penempelan nilai tanpa rumus, pengisian ke bawah, sampai penyisipan baris. Bagian inilah yang paling banyak memangkas waktu saat merapikan data. Penempelan nilai saja sering dipakai untuk membekukan hasil rumus sebelum berkas dikirim. Perintah pengisian ke bawah juga membantu ketika satu rumus perlu disalin ke ratusan baris sekaligus.
3. Format dan Penyajian
Kelompok ini mencakup pembukaan jendela format sel, penerapan format angka, sampai penebalan teks. Perintahnya dipakai berulang saat menyiapkan laporan untuk dibaca orang lain. Menghafal beberapa kombinasi di kelompok ini memangkas waktu perapian di tahap akhir. Perintah pengulangan tindakan terakhir juga membantu ketika format yang sama diterapkan ke banyak sel.
Langkah Membiasakan Shortcut Excel untuk Pemula
Rangkaian berikut membantu agar kebiasaannya benar-benar melekat.
1. Catat Perintah yang Paling Sering Dipakai
Amati pekerjaan selama beberapa hari lalu catat perintah yang paling sering ditelusuri lewat menu. Daftar inilah yang layak dijadikan sasaran pertama.
2. Pelajari Lima Kombinasi Lebih Dulu
Batasi jumlahnya agar mudah diingat, lalu pakai kelimanya sampai terasa otomatis. Menambah terlalu banyak sekaligus membuat semuanya cepat terlupakan.
3. Paksakan Pemakaiannya Selama Sepekan
Hindari menu untuk perintah yang sudah masuk daftar, meski awalnya terasa lebih lambat. Ketidaknyamanan di beberapa hari pertama adalah bagian dari proses pembiasaan.
4. Tambah Kombinasi Baru Secara Bertahap
Setelah lima kombinasi terasa otomatis, tambahkan beberapa lagi dari daftar yang sama. Penambahan bertahap membuat kebiasaan lama tidak terganggu.
5. Simpan Catatannya di Tempat yang Terlihat
Tempel daftar singkat di dekat layar atau simpan di lembar terpisah dalam berkas kerja. Catatan yang mudah dilihat mempercepat proses mengingat tanpa perlu mencari ulang. Perbarui daftarnya setiap kali ada perintah baru yang mulai sering dipakai.
Beberapa kombinasi yang dipakai setiap hari memberi hasil lebih besar dibanding daftar panjang yang jarang dibuka.
Belajar Merapikan Data Excel Lebih Terarah Bersama ITBOX
Kecepatan menekan tombol memang memangkas waktu, tetapi bagian yang paling banyak menyita waktu justru merapikan data mentah sebelum diolah. Data dari beberapa sumber kerap memuat spasi berlebih, format tanggal yang berbeda, sampai catatan ganda yang menghasilkan angka menyimpang.
Bagi yang ingin memangkas waktu di tahap tersebut, kursus data cleaning Excel dari ITBOX bisa dijadikan langkah lanjutan. Materinya mencakup pembersihan teks lewat TRIM dan CLEAN, pengambilan sebagian teks memakai LEFT, RIGHT, dan MID, pemisahan data lewat Text to Columns dan Flash Fill, penyeragaman format huruf dan angka, penggabungan data, sampai penghapusan catatan ganda melalui Remove Duplicates. Kelas ini dibimbing Mentor Adit, pelatih Excel bersertifikasi Microsoft sekaligus penulis buku trik Excel, telah diikuti 575 peserta, dan dilengkapi modul berbahasa Indonesia, sertifikat penyelesaian, forum diskusi, serta sesi konsultasi bulanan.
FAQ Seputar Shortcut Excel
Beberapa pertanyaan berikut paling sering muncul saat mulai membiasakan pemakaian kombinasi tombol.
1. Apa Itu Shortcut Excel dalam Bahasa Sederhana?
Kombinasi tombol papan ketik yang menjalankan perintah tertentu tanpa perlu menelusuri menu satu per satu.
2. Berapa Banyak Shortcut yang Perlu Dihafal?
Cukup mulai dari lima sampai sepuluh kombinasi yang perintahnya paling sering dipakai, lalu ditambah secara bertahap.
3. Apa Shortcut untuk Paste Value di Excel?
Perintahnya berada di dalam menu paste special, dan jalur pintasnya dapat ditelusuri lewat tombol Alt mengikuti huruf yang muncul di layar.
4. Apakah Shortcut Excel Sama di Semua Versi?
Sebagian besar sama, meski ada perbedaan antara versi Windows dan Mac serta pada beberapa pengaturan bahasa.
5. Apakah Menghafal Shortcut Bisa Menggantikan Kemampuan Rumus?
Tidak, karena kombinasi tombol mempercepat pengerjaan sedangkan pemahaman rumus menentukan benar tidaknya hasil yang dihitung.
