Pekerjaan kantor banyak berisi penilaian berulang, contohnya menandai karyawan yang hadir kurang dari batas tertentu atau memberi keterangan lulus dan tidak lulus pada daftar nilai. Bila jumlah barisnya sedikit, penilaian itu bisa diketik satu per satu. Persoalan muncul ketika datanya mencapai ribuan baris dan diperbarui setiap pekan.
Di titik itulah rumus IF berperan, sebab penilaian yang tadinya dikerjakan manual bisa dijalankan otomatis oleh Excel. Sayangnya, banyak yang berhenti pada bentuk paling sederhana lalu kembali mengetik manual begitu syaratnya bertambah. Uraian berikut membahas fungsi IF Excel mulai dari bentuk dasar sampai penggunaannya untuk beberapa syarat sekaligus. Pemahaman ini juga menjadi dasar sebelum mempelajari fungsi berkondisi lain yang lebih luas cakupannya.
Apa Itu Rumus IF Excel?
Rumus IF Excel adalah fungsi yang memeriksa sebuah syarat, lalu menghasilkan satu nilai bila syarat itu terpenuhi dan nilai lain bila tidak terpenuhi. Susunannya terdiri atas tiga bagian, yaitu syarat yang diuji, hasil bila benar, dan hasil bila salah.
Ada satu miskonsepsi yang perlu dibereskan. Fungsi IF bukan berarti hanya bisa memeriksa satu syarat, sebab beberapa IF dapat disusun bertingkat untuk menangani banyak kemungkinan sekaligus. Contohnya, satu kolom nilai bisa langsung diterjemahkan menjadi predikat A, B, C, atau D tanpa pengetikan manual.
Cara Memahami Fungsi IF dengan Sederhana
Banyak orang menganggap logika rumus IF rumit, padahal polanya sama dengan aturan yang dipakai petugas di pintu masuk sebuah acara. Petugas memeriksa satu hal, yaitu apakah tamu membawa undangan. Bila membawa, tamu dipersilakan masuk. Bila tidak, tamu diarahkan ke meja pendaftaran.
Aturan bisa bertambah bila panitia menetapkan beberapa kategori tamu, contohnya undangan biasa, undangan khusus, dan tamu umum. Petugas akan memeriksa satu per satu secara berurutan sampai menemukan kategori yang cocok. Rumus IF bertingkat bekerja persis seperti itu, karena Excel memeriksa syarat dari yang pertama sampai menemukan yang terpenuhi.
Konsep Dasar Rumus IF Excel
Empat pokok berikut menjelaskan hampir semua kasus penggunaan di lapangan.
1. Setiap IF Memerlukan Tiga Bagian
Susunannya selalu berupa syarat yang diuji, hasil bila syarat terpenuhi, dan hasil bila tidak terpenuhi. Melewatkan bagian ketiga membuat sel menampilkan nilai logika, bukan keterangan yang diharapkan. Menuliskan ketiganya secara lengkap sejak awal mencegah perbaikan berulang. Bagian hasil juga bisa diisi teks, angka, maupun rumus lain sesuai kebutuhan.
2. Pemeriksaan Berjalan dari Kiri ke Kanan
Pada IF bertingkat, Excel memeriksa syarat pertama lebih dulu dan berhenti begitu menemukan yang terpenuhi. Urutan penulisan karena itu memengaruhi hasil. Menyusun syarat dari nilai terbesar ke terkecil atau sebaliknya secara konsisten mencegah hasil yang tidak sesuai. Contohnya, syarat nilai di atas delapan puluh perlu diperiksa sebelum syarat nilai di atas tujuh puluh.
3. Beda IF dan Fungsi Berkondisi Lain
Fungsi IF menghasilkan keterangan berdasarkan syarat pada satu baris, sedangkan SUMIFS dan COUNTIFS menghitung total atau jumlah baris yang memenuhi syarat tertentu. Contohnya, IF dipakai untuk memberi keterangan pada tiap transaksi, sementara SUMIFS dipakai menjumlahkan seluruh transaksi satu kategori. Keduanya kerap dipakai bersamaan di satu lembar laporan.
4. Terlalu Banyak Tingkatan Menyulitkan Pemeriksaan
Rumus IF yang bertumpuk sampai belasan tingkat memang berjalan, tetapi sulit ditelusuri ketika ada yang salah. Menaruh daftar syaratnya di tabel terpisah lalu memanggilnya lewat fungsi pencarian sering menjadi jalan yang lebih rapi. Pertimbangkan pilihan itu ketika tingkatannya sudah melewati empat sampai lima lapis. Tabel syarat yang terpisah juga lebih mudah diperbarui ketika ketentuannya berubah.
Mengenal Bentuk Penggunaan Rumus IF
Tiga bentuk berikut paling sering dipakai dalam pekerjaan sehari-hari.
1. IF Tunggal untuk Dua Kemungkinan
Bentuk paling dasar yang hanya memisahkan dua hasil, contohnya keterangan lulus dan tidak lulus berdasarkan nilai batas. Penggunaannya cepat dan mudah diperiksa. Bentuk ini cocok untuk penilaian sederhana yang syaratnya tidak akan bertambah.
2. IF Bertingkat untuk Banyak Kategori
Bentuk ini menyusun beberapa IF dalam satu rumus untuk menghasilkan lebih dari dua kemungkinan. Contohnya, penilaian karyawan yang dibagi menjadi empat kategori berdasarkan rentang skor. Penulisannya perlu disusun berurutan agar setiap rentang tertangani.
3. IF Digabung dengan Fungsi Lain
Fungsi IF kerap dipadukan dengan pemeriksaan galat, penjumlahan berkondisi, atau pencarian data. Contohnya, IF dipakai untuk menyembunyikan pesan galat pada sel yang pembaginya masih kosong. Penggabungan seperti ini membuat laporan tetap rapi meski data belum lengkap.
Langkah Menggunakan Rumus IF Excel untuk Pemula
Susunan berikut membantu memastikan rumus bekerja sesuai maksud.
1. Tuliskan Aturannya di Luar Excel Dulu
Tulis daftar syarat beserta hasilnya dalam bentuk kalimat biasa sebelum menyentuh rumus. Kejelasan aturan di tahap ini memangkas banyak percobaan yang tidak perlu.
2. Mulai dari IF Tunggal
Uji satu syarat lebih dulu dan pastikan hasilnya benar pada beberapa baris. Menambah tingkatan sebelum bentuk dasarnya terbukti benar membuat pencarian kesalahan menjadi berlapis.
3. Tambahkan Tingkatan Satu per Satu
Sisipkan syarat berikutnya secara bertahap sambil memeriksa hasilnya setiap kali satu tingkatan ditambahkan. Cara ini mempermudah penemuan letak kesalahan bila hasilnya berubah.
4. Uji dengan Data Ekstrem
Coba masukkan nilai di batas atas, batas bawah, dan tepat di angka pembatas. Nilai tepat di batas adalah tempat kekeliruan paling sering muncul karena tanda pembandingnya kurang tepat.
5. Rapikan Penulisan Rumusnya
Pecah rumus panjang ke beberapa baris memakai pemisah baris di dalam sel agar mudah dibaca. Rumus yang mudah dibaca akan menghemat waktu orang lain yang memeriksanya kelak.
Aturan yang jelas sejak awal membuat penulisan rumusnya berjalan lebih cepat dibanding menyusunnya sambil mencoba.
Belajar Fungsi Berkondisi Lebih Terarah Bersama ITBOX
Kemampuan menyusun logika di Excel menjadi pembeda antara mengisi laporan secara manual dan membiarkan laporan memperbarui dirinya sendiri. Keterampilan ini berguna di hampir semua bidang pekerjaan yang bersentuhan dengan data.
Bagi yang ingin mendalaminya secara berurutan, kursus conditional functions dari ITBOX dapat dijadikan pilihan. Materinya membahas penyusunan beberapa fungsi IF dalam satu formula, cara kerja SUMIFS dan COUNTIFS, penerapan syarat berupa teks, angka, dan tanggal, pemakaian wildcard untuk pencarian yang lebih luwes, sampai studi kasus berupa klasifikasi data, penilaian karyawan, dan pembuatan laporan otomatis. Kelas ini dibimbing Mentor Adit, pelatih Excel bersertifikasi Microsoft sekaligus penulis buku trik Excel, dengan modul berbahasa Indonesia, sertifikat penyelesaian, forum diskusi, dan akses materi seumur hidup.
FAQ Seputar Rumus IF Excel
Pertanyaan berikut termasuk yang paling sering diketik saat menyusun laporan.
1. Apa Fungsi IF di Excel dalam Bahasa Sederhana?
Fungsi IF memeriksa sebuah syarat lalu menampilkan satu hasil bila syarat terpenuhi dan hasil lain bila tidak terpenuhi.
2. Bagaimana Cara Menggunakan Rumus IF Bertingkat?
Sisipkan fungsi IF berikutnya pada bagian hasil bila syarat tidak terpenuhi, lalu susun syaratnya secara berurutan sesuai rentang nilainya.
3. Apa Perbedaan IF dan SUMIFS?
IF memberi keterangan pada satu baris berdasarkan syarat, sedangkan SUMIFS menjumlahkan nilai dari baris-baris yang memenuhi syarat tertentu.
4. Berapa Banyak IF yang Bisa Disusun dalam Satu Rumus?
Excel mengizinkan puluhan tingkatan, meski secara praktis rumus dengan lebih dari lima lapis sudah sulit ditelusuri dan lebih baik diganti pendekatan lain.
5. Kenapa Rumus IF Menghasilkan Keterangan yang Salah?
Umumnya karena urutan syaratnya tertukar atau tanda pembanding pada nilai batas kurang tepat, sehingga baris tertentu tertangkap oleh syarat yang keliru.
