Pekerjaan kantor kini banyak berpindah ke berkas yang bisa dibuka beberapa orang sekaligus, mulai dari rekapitulasi absensi, pencatatan stok, sampai jadwal kegiatan tim. Kebutuhan itu membuat Google Spreadsheet dipakai berdampingan dengan Excel di banyak tempat kerja. Keduanya sering muncul di satu meja yang sama.
Kondisi tersebut memunculkan kebingungan tersendiri, terutama saat berkas yang disusun di satu perangkat lunak dibuka di perangkat lunak lain lalu tampilannya berubah. Sebagian orang menyimpulkan salah satunya lebih rendah mutunya, padahal keduanya dirancang untuk kebutuhan berbeda. Uraian di bawah membahas pengertian Google Spreadsheet, konsep dasarnya, sampai cara menempatkannya berdampingan dengan Excel. Menempatkan keduanya sesuai kekuatannya membuat pekerjaan berjalan lebih rapi dibanding memaksakan satu aplikasi untuk semua kebutuhan.
Apa Itu Google Spreadsheet?
Google Spreadsheet adalah aplikasi lembar kerja berbasis peramban yang berkasnya tersimpan di layanan awan dan bisa dibuka beberapa orang secara bersamaan. Fungsi Google Spreadsheet mencakup pencatatan data, perhitungan lewat rumus, sampai penyajian dalam bentuk tabel dan grafik.
Perlu diluruskan, aplikasi ini bukan versi ringkas dari Excel. Perbedaan utamanya terletak pada cara berkas dikelola, sebab Google Spreadsheet dirancang untuk pengerjaan bersama sedangkan Excel dirancang untuk pengolahan berkas yang tersimpan di perangkat. Contohnya, satu berkas jadwal piket yang diisi lima orang sekaligus lebih mudah dikelola di Google Spreadsheet karena perubahan tiap orang langsung terlihat.
Cara Memahami Google Spreadsheet dengan Sederhana
Banyak orang menganggap perbedaan keduanya membingungkan, padahal pembagiannya menyerupai dua jenis buku catatan di sebuah kantor. Buku catatan pribadi disimpan di laci masing-masing, isinya lengkap, dan pemiliknya bebas menyusun halamannya sesuai kebutuhan sendiri.
Buku catatan bersama diletakkan di meja tengah agar siapa pun bisa menambahkan isi tanpa perlu menyalin ulang. Isinya memang lebih sederhana, tetapi semua orang membaca versi yang sama. Google Spreadsheet berperan seperti buku catatan bersama, sedangkan Excel lebih dekat ke buku catatan pribadi dengan kelengkapan fitur yang lebih dalam.
Konsep Dasar Google Spreadsheet
Empat pokok berikut menjelaskan cara kerjanya di lingkungan kantor.
1. Berkas Tersimpan Otomatis di Layanan Awan
Setiap perubahan langsung tersimpan tanpa perlu menekan tombol simpan. Riwayat perubahannya pun tercatat sehingga versi sebelumnya bisa dipanggil kembali. Kebiasaan memeriksa riwayat versi berguna ketika ada data yang terhapus tanpa sengaja. Berkasnya juga bisa dibuka dari perangkat mana pun selama tersedia koneksi.
2. Rumus Bekerja dengan Pola yang Sama
Sebagian besar rumus dasar Excel dapat dipakai di Google Spreadsheet dengan penulisan yang sama, contohnya penjumlahan, pencarian data, dan fungsi berkondisi. Pemahaman rumus di satu aplikasi karena itu terbawa ke aplikasi lainnya. Perbedaan hanya muncul pada beberapa fungsi khusus. Contohnya, fungsi yang mengambil data dari berkas lain ditulis dengan cara berbeda di kedua aplikasi.
3. Beda Google Spreadsheet dan Excel
Dua aplikasi ini kerap dianggap saling menggantikan. Google Spreadsheet unggul untuk pengerjaan bersama dan akses dari berbagai perangkat, sedangkan Excel lebih kuat untuk data berukuran besar, pengolahan lanjutan, dan otomatisasi memakai macro.
4. Ada Batas Jumlah Sel dan Kecepatan
Berkas dengan puluhan ribu baris beserta banyak rumus bersarang mulai terasa lambat karena perhitungannya berjalan lewat peramban. Kondisi ini menjadi alasan sebagian pekerjaan tetap dikerjakan di Excel. Memisahkan berkas pencatatan dari berkas pengolahan sering menjadi jalan keluarnya. Data yang sudah terkumpul kemudian diunduh untuk diolah lebih lanjut di Excel.
Mengenal Bentuk Pemakaian Lembar Kerja di Kantor
Tiga bentuk berikut paling sering ditemui di lingkungan pekerjaan.
1. Pencatatan Bersama
Bentuk ini dipakai untuk data yang diisi banyak orang, contohnya laporan kunjungan harian tim lapangan. Google Spreadsheet menjadi pilihan utama karena semua pengisi membaca versi yang sama. Pengaturan hak akses per orang membantu menjaga agar rumus tidak tertimpa. Kolom berisi rumus sebaiknya dilindungi agar hanya bisa diubah pemilik berkas.
2. Pengolahan dan Analisis Data
Bentuk ini menuntut fungsi lanjutan, pengolahan data berjumlah besar, serta pembuatan tabel ringkasan. Excel umumnya lebih nyaman dipakai di tahap ini karena perhitungannya berjalan di perangkat. Hasil akhirnya bisa dibagikan kembali dalam bentuk ringkasan. Contohnya, tabel ringkasan penjualan bulanan yang diunggah kembali agar bisa dibaca tim lain.
3. Penyajian Laporan
Bentuk ini berfokus pada tampilan yang mudah dibaca, mencakup pengaturan format, perataan, dan tata letak cetak. Kedua aplikasi menyediakan pengaturan tersebut dengan cara yang mirip. Pemilihannya biasanya mengikuti kebiasaan penerima laporan.
Langkah Menguasai Lembar Kerja untuk Pemula
Susunan berikut menempatkan pemahaman dasar sebelum fitur lanjutan.
1. Kenali Bagian Utama Antarmukanya
Pahami letak ribbon atau menu, baris rumus, dan area lembar kerja, termasuk cara berpindah antarsheet. Pengenalan ini memangkas waktu yang biasanya habis untuk mencari menu.
2. Latih Pemasukan dan Perapian Data
Biasakan mengatur lebar kolom, perataan, dan format angka agar tabel enak dibaca. Data yang rapi memudahkan tahap perhitungan sekaligus mengurangi salah baca.
3. Kuasai Rumus Dasar Terlebih Dahulu
Mulai dari penjumlahan, rata-rata, dan fungsi berkondisi sederhana sebelum menyentuh rumus bertingkat. Pahami pula penguncian alamat sel agar rumus tetap benar saat disalin.
4. Pelajari Fitur Pengurutan dan Penyaringan
Fitur sort, filter, dan subtotal membantu membaca data tanpa mengubah susunannya secara permanen. Kemampuan ini sering dipakai saat mencari satu bagian data dari tabel panjang.
5. Latih Pengaturan Cetak dan Penyajian
Atur area cetak, ukuran halaman, dan pengulangan baris judul agar laporan terbaca rapi di kertas. Tahap ini sering terlewat padahal menjadi bagian akhir yang dinilai penerima.
Menguasai dasar lembar kerja membuat perpindahan antaraplikasi terasa jauh lebih mudah.
Belajar Excel Lebih Terarah Bersama ITBOX
Kemampuan mengolah lembar kerja termasuk keterampilan yang paling sering diminta di lowongan kerja administratif, bahkan di posisi yang tidak berhubungan dengan teknologi. Dasar yang sama juga menjadi pijakan bila kelak ingin melangkah ke bidang analisis data.
Bagi yang ingin membangun dasarnya secara berurutan, kursus Excel introduction untuk kebutuhan kantoran dari ITBOX bisa dijadikan pilihan. Materinya mencakup pengenalan komponen utama berupa ribbon, quick access toolbar, dan baris rumus, pemasukan serta perapian data, pengaturan halaman dan pencetakan, penggunaan referensi absolut, sampai pengelolaan data sederhana lewat sort, filter, dan subtotal. Kelas ini dibimbing Mentor Adit, pelatih Excel bersertifikasi Microsoft sekaligus penulis buku trik Excel, telah diikuti 475 peserta, dan dilengkapi modul berbahasa Indonesia, sertifikat penyelesaian, forum diskusi, serta akses materi seumur hidup.
FAQ Seputar Google Spreadsheet
Beberapa pertanyaan berikut paling sering muncul di lingkungan kerja.
1. Apa Itu Google Spreadsheet dalam Bahasa Sederhana?
Aplikasi lembar kerja berbasis peramban yang berkasnya tersimpan daring sehingga bisa dibuka dan diisi beberapa orang sekaligus.
2. Apa Fungsi Google Spreadsheet di Lingkungan Kerja?
Fungsinya mencakup pencatatan data bersama, perhitungan lewat rumus, sampai penyajian laporan yang bisa diakses tim dari berbagai perangkat.
3. Apa Perbedaan Google Spreadsheet dan Excel?
Google Spreadsheet dirancang untuk pengerjaan bersama secara daring, sedangkan Excel lebih kuat untuk data berukuran besar dan pengolahan lanjutan di perangkat.
4. Apakah Rumus Excel Bisa Dipakai di Google Spreadsheet?
Sebagian besar rumus dasarnya sama, meski ada beberapa fungsi khusus yang hanya tersedia di salah satunya.
5. Apakah Perlu Menguasai Keduanya?
Sebaiknya begitu, karena dasar keduanya sama sehingga menguasai satu aplikasi membuat perpindahan ke aplikasi lainnya berjalan cepat.
