Hampir setiap laporan kerja memuat angka persentase, mulai dari pencapaian target penjualan, tingkat kehadiran karyawan, sampai porsi biaya terhadap total anggaran. Angka itu dipakai karena lebih mudah dibandingkan antarperiode dibanding angka mentah. Kemampuan menghitungnya dengan cepat di Excel karena itu berguna hampir di semua jenis pekerjaan.
Kendalanya, banyak yang sudah menulis rumus dengan benar tetapi hasilnya tetap terlihat aneh di layar, contohnya muncul angka 0 atau justru angka ribuan. Penyebabnya jarang terletak pada rumusnya, melainkan pada format sel yang belum disesuaikan. Bahasan berikut mengurutkan cara menghitung persen di Excel beserta kekeliruan yang sering terjadi. Pemahaman ini juga membantu memeriksa laporan buatan orang lain ketika angkanya terasa janggal.
Apa Itu Persentase di Excel?
Persentase di Excel adalah cara menampilkan sebuah angka desimal dalam bentuk perseratus, sehingga nilai 0,25 ditampilkan sebagai 25 persen. Perhitungannya sendiri tetap berupa pembagian biasa antara satu nilai dengan nilai pembandingnya.
Ada satu salah kaprah yang perlu dibereskan. Menulis tanda persen di Excel bukan berarti mengalikan angka dengan seratus, melainkan mengubah cara angka itu ditampilkan. Contohnya, sel berisi hasil pembagian 50 dibagi 200 akan menyimpan nilai 0,25, dan tanda persen hanya membuatnya tampil sebagai 25 persen tanpa mengubah nilai aslinya.
Cara Memahami Perhitungan Persentase dengan Sederhana
Banyak orang menganggap rumus persen di Excel rumit, padahal logikanya sama dengan membagi tagihan makan bersama. Bila total tagihan tercatat 200 ribu dan satu orang membayar 50 ribu, porsinya diperoleh dengan membagi bayaran orang tersebut dengan total tagihan.
Hasil pembagian itu berupa angka pecahan, dan barulah pecahan tersebut dibaca dalam bentuk perseratus agar mudah disebutkan. Excel bekerja dengan urutan yang sama, karena rumusnya hanya membagi bagian dengan total, sedangkan tanda persen mengurus cara pembacaannya.
Konsep Dasar Menghitung Persentase di Excel
Empat pokok berikut menjelaskan hampir semua kasus yang muncul di laporan harian.
1. Rumus Dasarnya Adalah Bagian Dibagi Total
Seluruh perhitungan persentase berangkat dari pembagian satu nilai dengan nilai pembandingnya. Tidak ada perkalian seratus yang perlu ditulis manual di dalam rumus. Menambahkan angka seratus justru menghasilkan nilai yang membengkak setelah format persen diterapkan. Contohnya, hasil 0,25 yang dikalikan seratus lalu diberi format persen akan tampil sebagai 2.500 persen.
2. Format Sel Menentukan Tampilan Angka
Excel memisahkan nilai yang disimpan dari cara nilai itu ditampilkan. Mengubah format sel menjadi persen hanya memengaruhi tampilannya, sehingga perhitungan lanjutan tetap memakai nilai aslinya. Kebiasaan memeriksa format sel lebih dulu menghemat waktu ketika hasil terlihat janggal. Format yang belum diubah membuat nilai 0,25 tampil apa adanya sehingga terlihat seperti angka nol koma.
3. Beda Persentase dan Selisih Persentase
Dua hal ini kerap tertukar dalam laporan. Persentase menyatakan porsi sebuah nilai terhadap total, sedangkan selisih persentase menyatakan perubahan dari satu periode ke periode berikutnya. Contohnya, pangsa penjualan cabang terhadap total nasional berbeda dengan pertumbuhan penjualan cabang tersebut dibanding bulan lalu.
4. Pembagi Bernilai Nol Menghasilkan Galat
Sel pembagi yang kosong atau bernilai nol akan memunculkan pesan galat pembagian. Kondisi ini sering terjadi pada laporan yang barisnya belum terisi penuh. Menyiapkan penanganannya sejak awal membuat tampilan laporan tetap rapi meski datanya belum lengkap. Pesan galat yang dibiarkan juga mengganggu perhitungan lanjutan yang memakai sel tersebut.
Mengenal Jenis Perhitungan Persentase dalam Laporan Kerja
Tiga bentuk berikut paling sering dipakai di lingkungan kantor.
1. Persentase Porsi terhadap Total
Bentuk ini menghitung seberapa besar bagian satu item dibanding keseluruhan. Contohnya, porsi penjualan tiap kategori produk terhadap total penjualan bulan berjalan. Perhitungannya biasanya memakai alamat sel total yang dikunci agar tidak bergeser saat rumus disalin ke bawah.
2. Persentase Perubahan Antarperiode
Bentuk ini membandingkan nilai periode sekarang dengan periode sebelumnya untuk melihat kenaikan atau penurunan. Perhitungannya mengambil selisih kedua nilai lalu membaginya dengan nilai periode sebelumnya. Angka inilah yang biasanya diminta pada laporan bulanan. Nilai periode sebelumnya yang bernilai nol perlu ditangani terpisah agar tidak memunculkan galat.
3. Persentase Pencapaian terhadap Target
Bentuk ini membandingkan hasil dengan sasaran yang telah ditetapkan. Contohnya, capaian penjualan seorang staf dibanding target bulanannya. Perhitungan seperti ini kerap digabung dengan pewarnaan otomatis agar capaian di bawah batas tertentu langsung terlihat. Angkanya juga bisa melebihi seratus persen bila hasilnya melampaui target, dan kondisi itu wajar.
Langkah Menghitung Persentase di Excel untuk Pemula
Urutan berikut disusun agar hasilnya benar sekaligus rapi dibaca.
1. Rapikan Data Sebelum Menghitung
Pastikan angka benar-benar tersimpan sebagai angka, bukan sebagai teks. Spasi berlebih atau tanda baca yang ikut tersalin membuat rumus menghasilkan galat meski tampilannya terlihat wajar.
2. Tulis Rumus Pembagiannya
Bagi nilai bagian dengan nilai totalnya memakai alamat sel, bukan angka yang diketik langsung. Cara ini membuat hasilnya ikut menyesuaikan ketika data diperbarui.
3. Kunci Sel Pembagi bila Rumus Disalin
Gunakan referensi absolut pada sel total agar alamatnya tidak bergeser ketika rumus ditarik ke baris lain. Langkah ini mencegah kesalahan yang paling sering terjadi saat menyalin rumus.
4. Ubah Format Sel Menjadi Persen
Terapkan format persen lalu atur jumlah angka di belakang koma sesuai kebutuhan laporan. Dua angka desimal umumnya sudah memadai untuk laporan operasional.
5. Tambahkan Penanganan Nilai Kosong
Bungkus rumus dengan pemeriksaan sederhana agar sel yang belum terisi menampilkan tanda hubung atau dibiarkan kosong. Laporan pun tetap enak dibaca meski data belum lengkap.
Data yang rapi sejak awal membuat rumus apa pun bekerja tanpa banyak perbaikan susulan.
Belajar Merapikan Data Excel Lebih Terarah Bersama ITBOX
Sebagian besar waktu yang terpakai saat menyusun laporan sebenarnya habis untuk merapikan data mentah, bukan untuk menulis rumusnya. Data yang berasal dari beberapa sumber kerap memuat spasi berlebih, format tanggal yang berbeda, sampai catatan ganda.
Bagi yang ingin memangkas waktu di tahap tersebut, kursus data cleaning Excel dari ITBOX bisa dijadikan langkah lanjutan. Materinya mencakup pembersihan teks lewat TRIM dan CLEAN, pengambilan sebagian teks dengan LEFT, RIGHT, dan MID, pemisahan data memakai Text to Columns dan Flash Fill, penyeragaman format, penggabungan data, sampai penghapusan catatan ganda. Kelas ini dibimbing Mentor Adit, pelatih Excel bersertifikasi Microsoft sekaligus penulis buku trik Excel, telah diikuti 575 peserta, dan dilengkapi modul berbahasa Indonesia, sertifikat penyelesaian, forum diskusi, serta akses materi seumur hidup.
FAQ Seputar Menghitung Persentase di Excel
Beberapa pertanyaan berikut paling sering muncul saat menyusun laporan.
1. Bagaimana Cara Menghitung Persen di Excel?
Bagi nilai bagian dengan nilai totalnya memakai alamat sel, lalu ubah format sel hasilnya menjadi persen.
2. Kenapa Hasil Rumus Persen Muncul Sebagai Angka Besar?
Umumnya karena hasil pembagian sudah dikalikan seratus di dalam rumus, lalu format persen ikut diterapkan sehingga nilainya berlipat.
3. Bagaimana Cara Menulis Tanda Persen di Excel?
Tanda persen diterapkan lewat pengaturan format sel, bukan diketik manual di belakang angka, agar nilainya tetap bisa dihitung.
4. Apa Perbedaan Persentase dan Selisih Persentase?
Persentase menyatakan porsi terhadap total, sedangkan selisih persentase menyatakan perubahan nilai dari satu periode ke periode berikutnya.
5. Bagaimana Mengatasi Galat Pembagian pada Rumus Persen?
Tambahkan pemeriksaan sederhana pada rumus agar sel dengan pembagi kosong atau bernilai nol menampilkan tanda pengganti.
