Google Workspace adalah paket layanan yang disediakan Google untuk membantu para pemilik bisnis dalam melakukan produktivitas. Sebelum adanya Workspace, layanan ini bernama Google G Suite. Layanan Workspace ini dapat dipakai oleh pemilik bisnis untuk menyelesaikan berbagai tugas.
Workspace Google terdiri dari beberapa aplikasi Google, diantaranya yaitu Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Chat, Google Docs, Google Slides, Google Sheet, dan Google Calender. Seluruh aplikasi tadi sebenarnya dapat diakses secara gratis, namun bedanya dengan menggunakan Workspace, semua layanan tersebut dapat diintegrasikan antara satu akun dengan akun lainnya.
Agar Anda dapat memahami lebih jauh apa itu Google Workspace, fungsi serta harga dari paket layanannya untuk berlangganan di Workspace, simak sampai habis artikel di bawah ini.
Apa Itu Google Workspace?
Google Workspace adalah layanan dari Google hasil penyempurnaan dari pendahulunya yang bernama Google G Suite. Pertama kali layanan ini dibuat, bernama Google App for Your Domain, kemudian berubah nama lagi menjadi Google Apps. Tahun 2016 namanya berganti menjadi G Suite hingga setelah itu resmi saat ini menjadi Google Workspace.
Layanan dari Google ini diluncurkan pertama kali pada 6 Oktober 2020 sebagai upaya dari Google dalam mendukung kebutuhan pengguna untuk bekerja jarak jauh akibat pandemi Covid-19 yang lalu. Layanan ini memungkinkan penggunanya saling terhubung satu sama lain. Dengan layanan ini, seluruh karyawan di suatu perusahaan dapat menyelesaikan pekerjaan bersama-sama walaupun terpisah jarak.
Fitur paling utama dari Google Workspace adalah Anda dapat memakai email dengan domain perusahaan, contohnya seperti google(@)workspace.id. selain itu, terdapat juga tambahan fitur-fitur lainnya yang bisa memudahkan pemilik bisnis berkolaborasi dengan karyawan lain.
Untuk kebutuhan berkomunikasi, pengguna layanan Workspace dapat menggunakan Google Meet untuk konferensi video dan Google Chat untuk mengirim pesan berupa teks atau gambar. Selain itu, Anda juga bisa saling mengakses aplikasi pengolah dokumen dengan Google Docs, Google Sheet, atau Google Slides.
Baca Juga : Google Ads Adalah: Panduan Penggunaan Bagi Pemula
Keunggulan Google Workspace
Google Workspace adalah layanan dari Google yang cocok digunakan untuk bisnis kecil, menengah, sampai perusahaan besar. Tidak hanya itu teknologi yang lengkap dan aman ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan semua dokumen penting dalam penyimpanan yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Jika Anda memakai layanan Workspace ini, berikut adalah beberapa keunggulan yang akan Anda dapatkan.
1. Biaya Operasional Hemat
Cukup berlangganan Workspace maka Anda sudah bisa mendapatkan banyak fitur dalam sekali beli. Dengan layanan dari Google ini Anda tidak perlu membeli aplikasi pengolah dokumen satu-persatu karena sudah ada Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides.
Semua dokumen atau data pekerjaan Anda dapat disimpan di Google Drive dan memungkinkan untuk diakses oleh semua karyawan. Selain itu, Anda juga dapat membagikan dokumen apa pun ke semua karyawan sekaligus. Workspace dapat digunakan secara online maupun offline serta tidak memerlukan perangkat spesifikasi tinggi dalam penggunaannya.
2. Sistem Keamanan yang Rutin Diperbarui
Google Workspace adalah layanan Google yang dilengkapi dengan sistem keamanan baru. Google dapat mengamankan dokumen, gambar, video atau apa pun dalam kebutuhan pekerjaan Anda. Keamanan pada layanan ini meminimalisir penyalahgunaan akun dan juga mencegah gangguan jaringan ketika online.
3. Preview Dokumen Tanpa Unduh
Fitur preview pada Workspace memudahkan Anda untuk melihat keseluruhan dokumen tanpa harus mengunduhnya ke perangkat. Anda dapat secara langsung melihat dokumen tersebut saat sedang rapat atau online meet. Dokumen tersebut juga dapat dibuat atau diubah langsung di Google Meet.
4. Domain Email Sendiri untuk Tiap Karyawan
Setelah Anda membeli paket layanan Workspace, karyawan Anda bisa membuat email dengan domain nama sendiri untuk Google Workspace login di akun perusahaan. Prosesnya tidak rumit dan panjang sehingga Anda tidak mengeluarkan banyak biaya untuk mengelola email karyawan Anda sendiri.
5. Fitur Mention antar Karyawan
Fitur terbaru yang dimiliki oleh Google Workspace adalah mention antar rekan. Melalui fitur ini, Anda dapat mengetik nama rekan Anda yang diawali dengan tanda “@”. Fitur ini memungkinkan Anda mengirim email secara otomatis ketika melakukan cara tersebut ke rekan Anda. Daftar rekan Anda akan muncul secara otomatis jika melakukan mention setelah Google Workspace log in.
Perbedaan Versi Berbayar dan Gratis
Google Workspace merupakan layanan yang sebenarnya bisa digunakan secara gratis maupun berbayar. Untuk penggunaan pribadi, Anda bisa memakai versi gratisnya sedangkan bagi pengguna bisnis disarankan untuk mempunyai fitur tambahan di versi berbayar.
Apa saja perbedaan Workspace versi berbayar dan gratis? Perbedaannya sebagai berikut:
- Kapasitas penyimpanan lebih besar mulai dari 30 GB – 5 TB per pengguna
- Dapat mengakses Google Calender, Google Drive, dan email yang dibagikan oleh rekan
- Dapat mengatur izin akses setiap pengguna
- Memiliki email dengan nama domain sendiri sehingga terlihat profesional
- Pekerjaan terintegrasi dengan mudah
- Adanya fitur tracking edit pada pengelolaan dokumen
- Larangan ketat akses pengguna dari luar perusahaan
- Memperoleh dukungan teknis dari Google
Berapa Biaya Untuk Berlangganan Workspace?
Google Workspace price sendiri memiliki 3 macam paket layanan, diantaranya Business Starter, Business Standard, dan Business Plus. Google Workspace pricing dibanderol mulai dari harga Rp 80 ribuan per bulan untuk satu akun.
Dengan harga tersebut, rekan kerja atau karyawan Anda sudah bisa menikmati fitur secara lengkap. Tersedia dalam 3 penyimpanan yang bisa Anda pilih yaitu 30 GB, 2 TB, dan 5 TB.
Untuk penggunaan jangka panjang, layanan dari Workspace tersedia juga dalam paket tahunan. Dalam opsi yang terbarunya, Google membagi dua paket layanan Workspace yaitu Business dan Enterprise.
Adapun pada opsi Enterprise mempunyai fitur yang mirip dengan Business Plus. Perbedaannya terletak pada tambahan enkripsi, fitur noise cancellation, streaming panggilan video dalam domain, dan penyimpanan yang tidak terbatas.
Keuntungan lainnya jika menggunakan Workspace versi berbayar adalah Anda bisa melakukan panggilan video dengan Google Meet. Setiap pengguna dapat melakukan panggilan mulai dari 100 hingga 500 peserta tergantung jenis paket yang Anda pilih. Aplikasi ini juga sangat bermanfaat dalam Google Workspace for education.
Ditambah lagi, Anda bisa melakukan pencatatan dan pengelolaan data menggunakan aplikasi Google Sheets dengan tetap terhubung sesama pengguna. Pengolahan dan pengelolaan data sangat penting dalam perusahaan. Keahlian dalam membaca, analisis, dan pengolahan data saat ini dibutuhkan dalam industri, apalagi untuk mengembangkan sebuah bisnis.
Google Workspace adalah media kerja yang membutuhkan keahlian dalam pengelolaan dokumen atau data. Anda bisa meningkatkan kemampuan analitik dengan mengikuti pembelajaran online di ITBOX. ITBOX adalah program pelatihan berbasis online seperti data science, data engineering, dan berbagai skill fundamental lainnya yang dibutuhkan dalam menunjang karir dalam bidang IT dan juga Non-IT.
