Salah satu skill utama yang harus dimiliki oleh seorang admin perkantoran adalah menguasai rumus dasar Excel karena ini akan sangat bermanfaat bagi banyak pihak. Memang tidak sedikit orang yang mempunyai keinginan untuk bekerja di perkantoran. Pekerjaan kantoran menyediakan banyak posisi yang bisa diisi, salah satunya adalah menjadi admin perkantoran yang tugasnya melakukan input data dan pengolahan data agar bisa menyajikannya secara detail pada atasan.
Tugas Admin Perkantoran
Perlu diketahui, tugas admin perkantoran biasanya akan berbeda tergantung kebijakan masing-masing kantor. Akan tetapi secara umum, tugasnya adalah berkaitan dengan pengelolaan data agar bisa dipresentasikan dengan lebih baik. Berikut adalah contoh tugas admin:
- Menyelesaikan masalah administrasi
- Pengelolaan dokumen fisik dan digital
- Mengelola data agar mudah dipahami
- Mengarsipkan data yang non-rahasia dan rahasia
- Pengaturan jadwal rapat
- Penyusunan laporan
Itulah tugas umum yang banyak dijalankan oleh admin perkantoran. Melihat tugas tersebut, maka tidak heran jika salah satu persyaratan utama jika Anda ingin menjadi seorang admin adalah menguasai rumus dasar Excel agar bisa melakukan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
Rumus Dasar Excel yang Wajib Dikuasai
Ada begitu banyak rumus rumus dasar Excel yang bisa Anda temukan, dan fungsinya juga sangat bervariasi sehingga bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan pengolahan data.
Tidak hanya Anda yang sudah atau akan mendaftar sebagai admin, Anda yang baru saja lulus perguruan tinggi juga disarankan untuk belajar rumus tersebut.
Akan lebih baik jika Anda mengambil kesempatan untuk mendaftar kursus di ITBOX supaya bisa mempelajari rumus dasar Excel dan hal lain terkait IT dengan metode yang efektif.
Rumus SUM dan IF
Rumus dasar pertama yang wajib dikuasai adalah rumus SUM dan IF. Fungsi dari SUM adalah untuk melakukan penjumlahan terhadap sekumpulan angka. Sedangkan IF merupakan fungsi logika yang bisa dipakai untuk memilih salah satu dari dua pilihan nilai suatu kondisi tertentu.
Secara garis besar, SUM berfungsi untuk menemukan hasil penambahan atau pengurangan pada kelompok angka secara efisien dan cepat. Di sisi lain, IF fungsinya lebih untuk mengelola angka supaya bisa dikatakan valid. Keduanya sama pentingnya dalam menunjang karier admin perkantoran Anda, dan berikut adalah contoh penerapannya:
Rumus SUM:
=SUM(number1:number2)
Penggunaan SUM:
=SUM(A3:A4:A5)
Cara termudahnya adalah Anda ketik rumus pada kolom JUMLAH “=SUM(“. Setelah itu Anda tinggal blok angka-angka yang ingin Anda jumlahkan, kemudian tekan ENTER dan hasil penjumlahan sudah terlihat.
Rumus IF:
=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Penggunaan IF:
Misalkan Anda ingin membuat aturan, jika nilai >5 maka LULUS, dan jika nilai <5 maka TIDAK LULUS. Maka penulisan rumusnya seperti ini:
=IF(>5,”LULUS”,”TIDAK LULUS”) > ”LULUS”
=IF(<5,”LULUS”,”TIDAK LULUS”) > ”TIDAK LULUS”
Rumus SUMIF
Rumus Excel dasar ini masih terkait dengan SUM. SUMIF ini memiliki fungsi gabungan dari rumus SUM dan IF. Fungsinya adalah untuk melakukan penjumlahan angka dari sel tertentu, akan tetapi dengan menambahkan sebuah kriteria khusus. Berikut adalah contohnya:
Rumus SUMIF:
=SUMIF(range;criteria;[sum_range])
Penggunaan SUMIF:
=SUMIF(B4:B17,”Purwokerto”,D4:D17)
Pada penggunaan rumus SUMIF di atas, ‘Purwokerto’ adalah sebuah contoh dari kriteria tempat atau lokasi.
Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP
Rumus dasar Excel yang harus Anda kuasai selanjutnya adalah VLOOKUP dan HLOOKUP. Selain itu, rumus VLOOKUP berfungi untuk menemukan hasil atau menyajikan data yang berasal dari susunan tabel secara vertical. Sedangkan untuk HLOOKUP memiliki fungsi yang sama dengan VLOOKUP, hanya saja jika VLOOKUP adalah untuk data vertical, maka HLOOKUP adalah untuk data horizontal. Berikut ini adalah contoh penerapan rumusnya:
Rumus VLOOKUP:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Penggunaan VLOOKUP:
=VLOOKUP(B11;A6:C7;3;TRUE)
Rumus HLOOKUP:
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Penggunaan HLOOKUP:
=HLOOKUP(A9;A2:E7;4;TRUE)
Rumus AVERAGE dan COUNT
Rumus AVERAGE mempunyai fungsi untuk menghitung jumlah nilai rata-rata yang berasal dari sel-sel yang diinginkan. Contohnya untuk mencari tahu nilai rata-rata dari sebuah harga atau nilai suatu item. Sedangkan COUNT adalah rumus dasar Excel untuk admin yang dipakai untuk menghitung atau menjumlahkan data yang bentuknya angka saja.
Rumus AVERAGE:
=AVERAGE(number1:number2:…)
Penggunaan AVERAGE:
=AVERAGE(B7;C7;D7;E7)
Rumus COUNT:
=COUNT(value1;[value2];…)
Penggunaan COUNT:
=COUNT(D4:F8)
Rumus MAX dan MIN
Ini adalah rumus dasar Excel yang penting bagi admin yang banyak berkutat dengan angka dan pengelolaan data yang akan disajikan pada petinggi untuk memudahkan pengambilan keputusan. Rumus MAX akan fokus pada potensi angka tertinggi yang ada dalam sebuah data. Sedangkan untuk rumus MIN memiliki fungsi untuk mencari data dengan angka atau nilai paling rendah.
Rumus MAX:
=MAX(number1;number2;…)
Penggunaan MAX:
=MAX(B5;B10)
Rumus MIN:
=MIN(number1;number2;…)
Penggunaan MIN:
= MIN(C5;C10)
Rumus UPPER dan LOWER
Peran utama seorang admin tak hanya pengelolaan data, akan tetapi juga penyusunan data agar enak dibaca dan mudah dipahami. Rumus dasar Microsoft Excel UPPER dan LOWER inilah yang akan membantu admin menyusunnya dengan lebih baik.
Rumus UPPER berfungsi untuk mengonversi semua karakter atau huruf teks menjadi huruf besar atau kapital. Sedangkan untuk rumus LOWER berfungsi untuk membuat semua karakter atau huruf teks menjadi huruf kecil.
Rumus UPPER:
=UPPER(text)
Penggunaan UPPER:
=UPPER(“saya sangat tertarik untuk ikut kursus di ITBOX”) > SAYA SANGAT TERTARIK UNTUK IKUT KURSUS DI ITBOX
Rumus LOWER:
=LOWER(text)
Penggunaan LOWER:
=LOWER(“Belajar Menjadi Admin Perkantoran Sangat Menyenangkan”) > belajar menjadi admin perkantoran sangat menyenangkan
Rumus IFERROR dan INDEX
Tidak hanya melakukan pengelolaan dan penyusunan saja, seorang admin juga harus bisa memberikan laporan untuk ditinjau oleh perusahaan. Rumus-rumus dasar Excel yang bisa digunakan untuk hal ini adalah rumus IFERROR dan INDEX. Kedua rumus dasar Excel tersebut memiliki peran besar untuk pengelolaan data yang akan menjadi laporan bagi perusahaan.
Fungsi rumus IFERROR adalah untuk menghilangkan atau menyembunyikan suatu data yang error atau rusak. Sedangkan rumus INDEX adalah rumus dasar Excel yang dipakai untuk mengambil data secara horizontal dan vertical yang berdasar pada kolom atau baris di dalam tabel maupun range data. Cara ini akan membuat laporan yang dibuat admin jadi lebih terstruktur.
Rumus IFERROR:
=IFERROR(value;value_if_error)
Penggunaan IFERROR:
=IFERROR(B12;”Kesalahan Rumus’)
Rumus INDEX:
=INDEX(reference,rum_num,[column_num],[area_num])
Penggunaan INDEX:
=INDEX(C4;E11,6,3)
Rumus ROUND
Fungsi rumus ini adalah untuk pembulatan angka dengan pasti supaya tidak menimbulkan kebingungan. Admin akan menggunakan rumus ini agar bisa menyajikan data secara selaras. Rumus ROUND akan melakukan pembulatan pada angka decimal secara mendetail dan disesuaikan dengan kebutuhan. Pengelolaan angka akan lebih terstruktur dan lebih mudah dipahami oleh petinggi perusahaan.
Rumus ROUND:
=ROUND(number,num_digit)
Penggunaan ROUND:
=ROUND(11:12345,2)
Itulah ulasan lengkap mengenai beberapa rumus dasar Excel dan fungsinya yang wajib Anda pelajari apabila Anda ingin menjadi admin perkantoran yang andal dan bisa memberikan sumbangsih besar berupa penyajian data yang akurat, cepat tersaji, dan sangat mudah dibaca serta dipahami.
Anda bisa mempelajari lebih banyak rumus dasar Excel dan penerapannya, serta info menarik lain mengenai IT yang akan menunjang karier Anda di ITBOX. Anda akan menerima materi dan juga metode belajar yang baik, maka segera daftarkan diri Anda pada Kursus Excel ITBOX.
