Cara Membuat Database di Excel: Input Data dan Melakukan Pencarian Dengan Mudah

Mengelola data dengan efektif kini semakin mudah dengan Microsoft Excel. Apakah kamu sering merasa kesulitan saat bekerja dengan banyak informasi di lembar kerja Excel?

Dengan membuat database Excel, kamu bisa memasukkan data, menyimpan data, dan menampilkan tabel secara terstruktur sehingga lebih mudah digunakan.

Dalam artikel ini, kamu akan belajar cara membuat tabel dalam database, menggunakan form input data, hingga mengimpor data eksternal. Yuk, simak panduan lengkapnya!

Baca Juga: Kenali Fitur-Fitur Microsoft Excel yang Wajib Dikuasai Pemula

Apa Itu Database di Excel?

Database di Excel adalah tabel terstruktur yang berisi data tertentu dalam bentuk baris dan kolom. Kolom berfungsi sebagai kategori, seperti judul kolom untuk nama atau alamat, sedangkan baris berisi entri data individual.

Dalam penggunaannya, database Excel cocok untuk berbagai keperluan, seperti:

• Pengelolaan inventaris: Menyimpan data tentang stok barang, harga, dan pemasok.
  
• Pencatatan pelanggan: Memberikan rincian data pelanggan, termasuk histori pembelian.
  
• Laporan keuangan: Memantau pemasukan dan pengeluaran secara sederhana.
  

Jika dibandingkan dengan database Microsoft Access, Excel memiliki fleksibilitas yang lebih cocok untuk pemula dan pengguna yang bekerja dengan data dalam jumlah kecil hingga menengah.

Namun, jika kamu membutuhkan fungsi yang lebih kompleks, Access atau tab data eksternal dapat disertakan sebagai sumber data eksternal untuk diimpor dari database yang lebih besar.

Baca Juga: Apa Itu Database? Apa Saja Jenis dan Manfaaatnya?

Langkah-Langkah Cara Membuat Database di Excel

Untuk mulai membuat database Excel, ikuti langkah-langkah berikut ini. Setiap bagian akan dibahas secara rinci agar kamu bisa langsung praktek di lembar kerja Excel kamu.

1. Siapkan Tabel untuk Database
   
   
   Langkah pertama dalam membuat database Excel adalah menyiapkan tabel:
   
   1. Tetapkan judul kolom sesuai jenis data yang diperlukan, misalnya Nama, Alamat, Nomor Telepon.
      
   2. Bliah data yang akan dimasukkan menjadi tabel dengan cara:
      
      • Pilih data di lembar kerja Excel.
        
      • Klik menu Insert, lalu pilih Table.
        
      • Aktifkan opsi My table has headers agar judul kolom disertakan.
        
2. Keuntungan menggunakan tabel dalam database adalah data yang dimasukkan akan terlihat lebih rapi, dan kamu dapat memanfaatkan filter otomatis untuk menampilkan data tertentu.
   
3. Input Data ke Tabel
   
   Setelah tabel siap, mulailah memasukkan data ke kolom yang sudah disediakan:
   
   1. Masukkan data sesuai kategori, seperti nama pelanggan atau alamat mereka.
      
   2. Gunakan fitur data validation untuk memastikan jenis data yang dimasukkan sesuai:
      
      • Misalnya, mengatur agar kolom nomor telepon hanya menerima angka atau agar kolom jenis barang hanya menerima data dari daftar tertentu.
        
   3. Jangan lupa untuk menyimpan data secara berkala agar perubahan tidak hilang.
      
4. Jika terjadi kesalahan, Excel memungkinkan kamu mengedit, menghapus, atau menambahkan entri baru dengan mudah.
   

Cara Melakukan Pencarian Data di Excel

Setelah database selesai dibuat, kamu bisa dengan mudah mencari data di Excel menggunakan beberapa metode.

1. Menggunakan Filter pada Tabel
   
   Filter adalah cara paling sederhana untuk menampilkan data yang spesifik:
   
   1. Klik panah filter di judul kolom tabel.
      
   2. Ketikkan kata kunci atau pilih data tertentu dari daftar dropdown.
      
      • Contoh: Mencari data pelanggan yang berasal dari kota tertentu.
        
2. Fitur ini sangat membantu ketika data yang ditampilkan dalam tabel cukup banyak. Dengan filter, kamu bisa langsung menemukan entri yang sesuai tanpa harus menggulir keseluruhan tabel.
   
3. Menggunakan Fungsi Pencarian
   
   Jika kamu sering bekerja dengan data besar, gunakan fungsi seperti VLOOKUP atau INDEX-MATCH untuk mencari informasi dengan lebih cepat:
   
   1. VLOOKUP:
      
      • Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai dalam tabel berdasarkan kolom tertentu.
        
      • Contoh: =VLOOKUP(“Nama”, Tabel, 2, FALSE) untuk mencari alamat berdasarkan nama pelanggan.
        
   2. INDEX-MATCH:
      
      • Kombinasi ini lebih fleksibel daripada VLOOKUP karena tidak terbatas pada kolom pertama.
        
      • Contoh: =INDEX(Kolom_Index, MATCH(Nilai, Kolom_Match, 0)) untuk pencarian data.
        
4. Kedua fungsi ini sangat berguna untuk menampilkan data dari database yang berisi data dalam jumlah besar.
   
5. Membuat Pencarian Otomatis dengan Formulir
   
   
   Kamu juga bisa menambahkan form input data untuk pencarian otomatis:
   
   1. Klik File > Options > Quick Access Toolbar.
      
   2. Tambahkan opsi Form, lalu klik OK.
      
   3. Gunakan formulir ini untuk navigasi, mengedit, atau menampilkan data tertentu di tabel.
      
6. Formulir ini sangat membantu untuk database yang memiliki banyak entri, terutama ketika kamu ingin memastikan bahwa semua data tersimpan dengan rapi.
   

Cara Mengimpor Data dari Sumber Lain ke Excel

Kadang, data yang kamu perlukan berasal dari sumber data eksternal. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimpor data eksternal ke database Excel.

1. Mengimpor Data dari Database Access
   
   1. Buka tab Data > Get Data > From Database > From Microsoft Access Database.
      
   2. Pilih file Access dan klik OK untuk mengimpor tabel ke Excel.
      
      • Data yang diimpor dari database access ini sering digunakan untuk transkrip inventaris atau laporan lainnya.
        
2. Mengimpor Data dari File CSV atau TXT
   
   1. Klik Data > Get Data > From File > From Text/CSV.
      
   2. Pilih file dan tentukan delimiter (koma, tab, dll.) agar data ditampilkan dengan benar.
      
   3. Klik OK untuk menyelesaikan proses impor.
      
3. Mengimpor Data dari Google Spreadsheet
   
   
   1. Buka Google Spreadsheet dan pilih opsi ekspor ke format .xlsx. Pastikan bahwa file tersebut sudah tersimpan di perangkat kamu.
      
   2. Buka file Excel di perangkatmu. Excel akan otomatis mengenali format yang dihasilkan dari Google Spreadsheet.
      
   3. Setelah file terbuka, kamu dapat mulai menyunting atau menambahkan entri baru sesuai kebutuhan.
      
   4. Jika diperlukan, gunakan fitur Table di Excel untuk mengubah data menjadi tabel dalam database.
      

Tips untuk Mengelola Database di Excel

1. Gunakan Template Gratis: Mulailah dengan templat bawaan Excel untuk jenis data tertentu, seperti inventaris atau laporan keuangan. Templat ini biasanya sudah dilengkapi fitur otomatisasi tertentu yang membantu dalam entri data dan pengelolaan database.
   
2. Tambahkan Tampilan Dinamis: Gunakan conditional formatting untuk menyorot data penting. Misalnya, kamu bisa menetapkan aturan untuk menyorot nilai stok barang yang rendah atau data pelanggan yang belum menyelesaikan pembayaran.
   
3. Gunakan Pivot Table untuk Analisis Cepat: Menampilkan tabel analisis cepat dari database dengan beberapa klik. PivotTable memungkinkan kamu membuat laporan dinamis, mengelompokkan data, dan menganalisis informasi penting.
   

Yuk Kita Praktekan Cara Membuat Database di Excel dengan Mudah

Dengan memanfaatkan langkah-langkah di atas, kamu kini bisa membuat database Excel yang rapi, mudah digunakan, dan mampu mengimpor data eksternal dari berbagai sumber.

Di tengah perkembangan teknologi yang pesat, kursus ini bisa membantumu tetap update dengan keterampilan terkini. JIka ingin mempelajari lebih banyak fitur dan rumus Excel, kursus Excel online dari IT BOX bisa menjadi cara yang tepat!

Jangan lupa cek website kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang program-program yang bisa membantumu ahli mengoperasikan Excel. Terus semangat belajar, ya!