Dalam dunia kerja, backlog adalah sebuah daftar tugas, pekerjaan serta fitur yang harus bisa diselesaikan dalam suatu proyek kerja. Umumnya pembuatan backlog akan diurutkan sesuai dengan skala prioritas dan akan dipakai menjadi alat perencanaan yang digunakan dalam pengelolaan proyek. Di dalamnya akan meliputi semua elemen yang dibutuhkan untuk mencapai apa yang menjadi tujuan proyek sebaik mungkin.
Backlog Adalah
Apa itu backlog dimaknai secara istilah sebagai satu istilah yang merujuk pada daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dan ditangani oleh sebuah individu maupun tim kerja. Istilah ini umumnya dipakai dalam proses pengembangan produk terdiri dari produk bisnis atau produk manajemen skala besar hingga perangkat lunak. Kegunaannya adalah agar supaya semua pekerjaan dalam proyek bisa diselesaikan secara efektif.
Manfaat Penerapan Backlog
Berikut ini adalah beberapa manfaat product backlog dalam proses pengelolaan proyek:
1. Pengelolaan sumber daya yang lebih maksimal
Bermanfaat bagi manajer proyek sehingga bisa membuat alokasi dan mengelola sumber daya yang lebih maksimal untuk pekerjaan yang diprioritaskan. Secara tidak langsung hal tersebut akan membantu tim kerja untuk memahami apa yang diharapkan dari pemilik proyek sehingga terhindar dari pemborosan tenaga dan waktu.
2. Meningkatkan fokus dan prioritas kerja
Keberadaannya akan membantu tim kerja untuk bisa lebih berfokus dan meningkatkan prioritas kerja pada jenis pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Sehingga bisa terhindar dari risiko adanya keterlambatan penyelesaian proyek atau pengabaian proyek yang terbilang penting.
3. Memberikan fasilitas untuk diskusi tim
Tujuannya bisa memberikan bantuan pada tim untuk mendiskusikan tentang bagaimana cara memprioritaskan pekerjaan pada produk yang dikembangkan.
4. Memudahkan pemberian pekerjaan
Adanya backlog akan membuat penetapan pemberian pekerjaan atau tugas pada setiap orang sesuai dengan keahlian dan job deskripsinya masing-masing. Hal tersebut dibuat berdasarkan fungsi yang sudah terlebih dahulu ditulis dan diurutkan sesuai dengan tingkat skala prioritas yang dimiliki.
5. Penyediaan sumber kebenaran untuk rencana kerja tim
Manfaat yang terakhir adalah untuk membantu tim kerja untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan selanjutnya tanpa harus berpikir tentang apa yang diprioritaskan dari pekerjaan tersebut.
Setelah menyimak penjelasan di atas, bisa diambil kesimpulan bahwa tujuannya adalah menjadi satu daftar tugas yang terus berkesinambungan dan meliputi semua aspek manajemen dan pengembangan produk dalam bisnis.
Dengan adanya ini maka ada efisiensi alur kerja dan waktu sehingga proses pengembangan produk bisa berjalan dengan lancar tanpa adanya kendala. Maka bisa dipahami mengapa ini penting keberadaannya, tidak lain agar supaya tim bisa bekerja dan menghasilkan produk dengan baik sesuai permintaan bisnis.
Teknik Pengelolaan Backlog yang Efektif
Mengadopsi Metodologi Agile
Metodologi Agile memungkinkan tim untuk bekerja dengan lebih fleksibel dan responsif terhadap perubahan. Mengadopsi pendekatan ini dalam pengelolaan backlog dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim.
Melakukan Review Backlog Secara Berkala
Untuk memastikan backlog tetap relevan dan up-to-date, lakukan review secara berkala. Evaluasi prioritas tugas dan perbarui daftar sesuai kebutuhan.
Membatasi Ukuran Backlog
Backlog yang terlalu besar dapat menjadi sulit untuk dikelola dan mempengaruhi produktivitas tim. Batasi ukuran backlog dengan menyelesaikan tugas-tugas yang ada dan mengurangi tugas yang tidak penting.
Tips untuk Mengelola Backlog yang Efektif dan Produktif
Tetapkan Batasan Waktu untuk Tugas
Menerapkan batasan waktu untuk setiap tugas dalam backlog akan membantu tim tetap fokus dan memprioritaskan pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Batasan waktu juga dapat mengurangi risiko penundaan dalam proyek.
Melibatkan Seluruh Tim dalam Pengelolaan Backlog
Agar pengelolaan efektif, penting untuk melibatkan seluruh anggota tim dalam proses ini. Diskusikan prioritas, perkembangan, dan tantangan yang dihadapi tim secara teratur untuk memastikan semua anggota tim paham tentang tujuan dan rencana proyek.
Jangan Takut untuk Membuang Tugas yang Tidak Relevan
Seiring berjalannya waktu, beberapa tugas dalam backlog mungkin menjadi tidak relevan atau tidak lagi penting. Jangan ragu untuk menghapus tugas-tugas ini untuk menjaga daftar tetap fokus dan efisien.
Beri Ruang untuk Masukan dan Ide Baru
Backlog harus tetap terfokus, penting juga untuk memberi ruang bagi masukan dan ide baru dari anggota tim. Dengan demikian, tim akan terus berinovasi dan meningkatkan kualitas proyek.
Skala Prioritas Backlog
Lalu bagaimana cara menentukan skala prioritas pada backlog? Bahwa product merupakan sebuah teknik yang sangat efektif untuk bisa membagi tugas dan pekerjaan sesuai dengan skala prioritas. Ada beberapa hal yang bisa menjadi acuan untuk menentukan skala prioritas tersebut, diantaranya adalah:
- Faktor sejauh mana sebuah pekerjaan membutuhkan keahlian dan sejauh mana kebutuhan pasar bisa terpenuhi
- Faktor seberapa besar kontribusi dari pekerjaan atau proyek pada nilai produk secara keseluruhan
- Faktor sejauh mana produk memiliki ketergantungan pada elemen yang ada di dalam proses pengembangan
- Faktor pertimbangan perkiraan biaya pengembangan, peluang pendapatan dan dampak dari finansial yang berhubungan dengan proyek
- Faktor analisa produk serta pasar yang dinilai dari sejauh mana produk bisa memenuhi kebutuhan serta harapan dari pasar bisnis
- Faktor risiko dan kapabilitas proyek dengan cara menganalisis tingkat kesulitan serta risiko saat pekerjaan diselesaikan
Secara umum ada 3 tipe backlog yang dikelompokkan sesuai dengan jenis tugas yang dimilikinya:
- Functional Backlog
Merupakan tipe yang bisa memberikan deksripsi terperinci dari sebuah kebutuhan yang diperlukan dalam proses pengembangan. Dalam tipe ini penjelasan akan menggunakan 3 hal utama meliputi Who, What dan Why.
- Technical Debt
Adalah sebuah daftar tugas yang terdapat pada backlog yang muncul sebagai bentuk konsekuensi dari kualitas pekerjaan yang ada di luar harapan. Umumnya perintah dari tipe ini disampaikan dengan singkat dan jelas namun mencakup informasi perubahan yang dibutuhkan.
- Architectural Backlog
Adalah satu bagian penting yang ada di dalam proses pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk memastikan adanya tindak lanjut serta daya kekuatan sistem. Penjelasan dari perintah tipe ini akan memakai jenis kalimat yang padat, singkat dan jelas untuk memberikan arahan yang jelas pada tim pengembangan produk.
Contoh Backlog
Berikut ini ada beberapa contoh product backlog yang banyak ditemui pada proyek pengembangan:
- Sebagai pengguna, saya menggunakan Title & Meta Checker Tool dari developer khusus sehingga bisa memperoleh tampilan metadata yang bisa dinavigasi secara akurat
- Lakukan upgrade pada tools yang digunakan pada versi yang paling update
- Terjadi error ketika ingin mengulang proses pengecekan yang berlangsung secara berturut-turut
Ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk cara membuat backlog yang baik dan benar yaitu:
- Tentukan tujuan produk dengan cara mengidentifikasi kebutuhan bisnis
- Buat Product Backlog Item (PBI) yang meliputi nomor, deskripsi, nilai bisnis dan bobot PBI
- Tentukan skala prioritas untuk memastikan tim bisa fokus pada pekerjaan
- Tentukan sprint velocity dalam proyek dengan tepat
Daftarkan kelas di ITBOX untuk memperoleh skill mahir di bidang IT. Jangan salah pilih online course lainnya namun tetapkan pilihanmu hanya di ITBOX.
