Mengenal Data Validation di Microsoft Excel, Fungsi dan Cara Menggunakannya

Data validation adalah fitur di Excel yang membantu membatasi dan memastikan data yang dimasukkan sesuai dengan aturan yang ditetapkan.

Dengan fitur ini, kamu dapat mencegah kesalahan input seperti memasukkan angka di luar batas, format tanggal yang salah, atau teks yang terlalu panjang. 

Jika ada pengisian data tidak valid, Excel akan menampilkan pesan kesalahan untuk memberitahu pengguna.

Untuk mengetahui cara menggunakan teknologi data validation, fungsi-fungsinya, dan langkah-langkah praktisnya, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Baca Juga: 19 Fitur Microsoft Excel yang Wajib Diketahui dan Digunakan! 

Fungsi Data Validation di Excel

Fitur data validation di Excel memberikan berbagai manfaat yang mempermudah pengelolaan dan memvalidasi data. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

1. Membatasi Tipe Data atau Nilai: Kamu bisa menerapkan validasi data ke sel atau rentang untuk memastikan hanya jenis data tertentu yang bisa dimasukkan, seperti angka dalam rentang tertentu atau teks dengan panjang maksimal.
   
2. Menampilkan Pesan Kesalahan: Saat pengguna memasukkan data yang tidak valid, Excel akan menampilkan pesan kesalahan untuk memberi tahu bahwa data tersebut tidak sesuai dengan aturan pengaturan validasi data yang telah ditetapkan.
   
3. Membuat Drop Down List: Fitur ini memungkinkan kamu menyediakan daftar pilihan yang konsisten untuk mempermudah pengisian data. Dengan ini, kamu dapat memastikan data yang dimasukkan memenuhi kriteria yang benar.
   

Jenis-Jenis Validasi Data yang Bisa Diterapkan

Sebelum menerapkan validasi data ke sel, kamu perlu mengetahui jenis-jenis validasi yang tersedia.

Setiap jenis validasi memiliki tujuan yang berbeda dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data. Berikut adalah jenis-jenis yang sering digunakan:

1. List: Dengan validasi ini, kamu bisa menyediakan pilihan melalui drop down list, sehingga hanya nilai yang dimasukkan dari daftar tersebut yang diterima. Ini sangat membantu untuk memastikan data yang dimasukkan memenuhi kriteria tertentu.
2. Number: Fitur ini berguna untuk membatasi tipe data atau nilai berupa angka. Misalnya, kamu dapat menetapkan batas antara 1-100 agar pengisian data tidak valid dapat dihindari.
3. Date: Untuk memastikan pengguna hanya memasukkan data berupa tanggal yang valid, kamu bisa menggunakan validasi tanggal dengan format tertentu.
4. Text Length: Jenis validasi ini membantu membatasi panjang teks. Misalnya, kamu bisa menerapkan validasi data agar teks tidak lebih dari 50 karakter.
5. Custom: Jika kamu membutuhkan validasi yang lebih kompleks, kamu dapat menggunakan rumus untuk menyesuaikan pengaturan validasi sesuai kebutuhan.

Cara Menggunakan Data Validation di Excel

Bagaimana caranya menerapkan validasi data ke sel atau rentang di Excel? Berikut adalah panduan praktisnya:

1. Menambahkan Data Validation ke Sel atau Rentang

Langkah pertama untuk memulai adalah memilih sel atau rentang yang ingin kamu validasi. Proses ini cukup sederhana:

1. Pilih sel atau rentang di mana kamu ingin menerapkan validasi.
2. Buka tab data, lalu pilih data validation dari grup data tools.
3. Di jendela data validation, pada tab settings, pilih jenis aturan yang ingin diterapkan, seperti:
   • Whole Number untuk membatasi angka dalam rentang tertentu.
   • Decimal untuk menerima angka dengan desimal.
   • List untuk membuat drop down list.
   • Date untuk memastikan input berupa tanggal yang valid.
   • Text Length untuk membatasi panjang teks.
   • Custom jika kamu ingin menggunakan rumus untuk validasi.
4. Masukkan kriteria sesuai kebutuhan. Misalnya, untuk angka, masukkan batas minimum dan maksimum. Untuk drop down list, masukkan pilihan data yang diinginkan.

2. Membuat Drop Down List di Excel

Drop down list sangat berguna untuk memastikan data yang dimasukkan memenuhi pilihan tertentu. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pilih sel atau rentang tempat kamu ingin membuat daftar pilihan.
2. Buka tab data, lalu klik data validation.
3. Di tab settings, pilih list sebagai kriteria validasi.
4. Pada kotak source, masukkan daftar pilihan yang dipisahkan dengan tanda koma atau pilih rentang yang berisi data pilihan.
5. Klik OK. Sekarang, pengguna hanya bisa memilih dari daftar yang kamu buat, dan tidak bisa memasukkan data yang tidak valid.

3. Menampilkan Pesan untuk Membantu Pengguna

Pesan input dan pesan kesalahan adalah alat penting untuk memberikan panduan dan mencegah kesalahan input.

1. Buka tab Input Message pada jendela data validation.
2. Centang opsi show input message when cell is selected.
3. Masukkan judul dan isi pesan untuk memberikan petunjuk kepada pengguna. Misalnya, “Masukkan angka antara 1 dan 100.”
4. Pada tab error alert, atur jenis pesan kesalahan (Stop, Warning, atau Information).
5. Masukkan pesan kesalahan yang jelas, seperti “Nilai harus berada di antara 1 dan 100.”
6. Klik OK untuk menyimpan pengaturan.

Memperbarui atau Menghapus Data Validation Excel

Jika aturan pengaturan validasi data perlu diperbarui atau dihapus, kamu dapat melakukannya dengan mudah:

1. Memperbarui Validasi Data

Jika aturan validasi perlu diubah, misalnya menambahkan lebih banyak pilihan ke drop down list atau mengganti batas angka yang diperbolehkan, kamu dapat mengikuti langkah berikut:

1. Pilih sel atau rentang data yang sudah memiliki aturan validasi.
2. Buka tab Data, lalu klik data validation dari grup data tools.
3. Jendela Data Validation akan muncul dengan aturan validasi yang sudah diterapkan sebelumnya.
4. Lakukan perubahan sesuai kebutuhan:
   • Jika menggunakan drop down list, tambahkan atau ubah pilihan pada kolom source.
   • Jika validasi berupa angka, ubah batas minimum atau maksimum.
   • Jika menggunakan rumus pada validasi custom, perbarui rumus sesuai kriteria baru.
5. Setelah selesai, klik OK untuk menyimpan perubahan.

2. Menghapus Data Validation

Jika validasi data tidak lagi diperlukan, kamu dapat menghapusnya dengan langkah berikut:

1. Pilih sel atau rentang yang ingin dihapus validasinya.
2. Buka tab data, lalu klik data validation.
3. Pada jendela yang muncul, klik tombol clear all. Ini akan menghapus semua aturan validasi yang diterapkan pada sel atau rentang tersebut.
4. Klik OK untuk mengonfirmasi penghapusan validasi.

Tips dan Praktik Terbaik dalam Menggunakan Data Validation

Supaya hasil pengolahan data lebih akurat, kamu bisa memanfaatkan tips berikut:

• Gunakan fitur data validation untuk memastikan hanya data yang dimasukkan sesuai kriteria yang diterima.
• Kombinasikan dengan rumus Excel untuk pengaturan validasi yang lebih fleksibel.
• Selalu periksa kembali aturan yang diterapkan untuk menghindari pengisian data tidak valid.

Baca Juga: Cara Belajar Excel dari Nol untuk Pemula & Manfaat Belajar Microsoft Excel 

Data Validation untuk Membatasi Input Data yang Tidak Valid

Seiring dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan akan pengolahan data yang lebih akurat, fitur data validation di Excel hadir sebagai solusi. 

Baik untuk pengelolaan data pelanggan maupun tugas administratif lainnya, teknologi data validation sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan input dan meningkatkan efisiensi kerja.

Jika kamu ingin terus update dan menguasai fitur-fitur Excel seperti data validation, yuk tingkatkan kemampuanmu dengan kursus excel online dari IT BOX. Pelajari lebih banyak fitur menarik lainnya dan jadikan proses kerjamu semakin profesional!